Documenten worden data

Als softwarebedrijf zijn we dol op digitalisering. Altijd en overal toegang tot je data, via een app of webapplicatie. Dat wil toch iedereen? Toch zijn er nog talloze industrieën waar werkbonnen, urenbriefjes, opdrachtbevestigingen of facturen in de vorm van een printje of PDF worden gebruikt. 

In de praktijk zijn bedrijven vaak aangewezen op ‘documenten’ om onderling informatie uit te wisselen. Het gaat soms om uitgebreide tabellen met honderden producten of andere gegevens. Om nog maar te zwijgen over de opmaak die voor ieder bedrijf weer anders lijkt te zijn. Dus hoe ga jij zelf digitaliseren, als je partners nog niet toe zijn aan koppelingen?

Documenten omzetten in data

Gelukkig hoef je heus niet alles over te typen. Bovendien gaan we nog een stap verder dan alleen het digitaliseren van je printjes. MSML ontwikkelde een toepassing die er specifiek op is gericht om gegevens uit tabellen om te zetten in data. 

Het werkt heel eenvoudig. Heb je een papieren document, dan kun je die eenvoudig scannen. Daarna laadt je deze - of bijvoorbeeld een PDF - in de tool. Alle letters, cijfers en tekens uit de tabel worden herkend en omgezet naar hun digitale gelijke. De tool is slim genoeg om koppen, rijen en kolommen te herkennen. De nieuwe digitale data heeft daarom dezelfde structuur als in het brondocument.

Offtake dynamics

Ondernemers die Unilever producten verkopen kunnen aanspraak maken op premies wanneer zij doelstellingen halen of zelfs overtreffen. Eens per jaar ontvangt de ondernemer hiervoor overzichten van alle producten die zijn besteld bij zijn of haar groothandel. Deze overzichten worden opgestuurd naar Unilever om zo inzicht te krijgen in de afname. Het gaat om duizenden documenten per jaar.

Unilever maakt sinds kort gebruik van de digitaliserings mogelijkheden in het Offtake Dynamics project. PDF’s met de bestellingen van ondernemers worden automatisch omgezet naar data voor de applicatie. De software beschikt over informatie zoals artikelnummers en de afspraken met de klant. Daarmee wordt automatisch per artikel berekend of en welke premie van toepassing is. De ondernemer ontvangt daarna een e-mail waarmee het aanbod online kan worden gecontroleerd. Is alles in orde? Dan gaat er meteen een opdracht naar de financiële afdeling en ontvangt de ondernemer zijn premie.

Heel veel voordeel

De toepassing voor Unilever laat zien dat het onttrekken van data uit documenten vele kansen biedt. Zo is het handmatig overnemen van data uit de verkoopoverzichten niet meer nodig. Daarmee is alleen voor deze handeling al 90% van de originele tijd bespaard. Daarnaast neemt de kans op menselijke fouten af. Hierdoor worden meer verwerkingen in één keer goedgekeurd door de ondernemers. De mogelijkheid om digitaal goed te keuren én de koppeling met de financiële afdeling, maken dat klanten sneller hun premies ontvangen. 

Kortom het automatisch omzetten van data uit documenten is vrijwel altijd een goede investering. Of je nu wilt besparen, meer werk verzetten met dezelfde mensen, of een betere ervaring voor klanten wil bieden. Meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem contact op met: